Tuudo toimii korkeakoulujen lisäksi yli kymmenessä toisen asteen oppilaitoksessa. Yksi näistä oppilaitoksista on liiketoiminnan koulutukseen erikoistunut Mercuria. Tuudo on nyt ollut Mercurian opiskelijoiden käytössä reilu vuoden, mutta mistä kaikki oikein sai alkunsa?
Lähdimme Tuudon asiakkuusjohtaja Jasmin Junnelinin kanssa Vantaan Martinlaaksoon tapaamaan Mercurian työelämäpäällikkö Tomi Rytköstä kysyäksemme häneltä, miten ensimmäinen vuosi Tuudon kanssa on sujunut.
Millainen oppilaitos Mercuria on?
Mercuria ei ole aivan uusi oppilaitos, vaan se täyttää tänä vuonna jo 117 vuotta. Mercuria eroaa monista toisen asteen oppilaitoksista siten, että se on yksityinen ja yksialainen oppilaitos, joka keskittyy liiketoiminnan koulutukseen. Mercuriassa opiskelee vuosittain noin 1100 opiskelijaa, joista noin 600 koostuu nuoriso-opiskelijoista ja 200 aikuisopiskelijoista liiketoiminnan perustutkinnossa. Näiden perustutkinto-opiskelijoiden lisäksi Mercuriassa opiskelee n. 300 ammatti- ja erikoisammattitutkinnon opiskelijaa.
Tomi Rytkönen työskentelee Mercurialla työelämäpäällikkönä ja hänen vastuualueelleen kuuluu yritysyhteistyö, kumppanuudet, harjoittelut ja oppilaitokseen liittyvät työelämäprojektit. Rytkönen lähti myös vetämään Tuudo-projektia vahvan aiemman digitaustansa vuoksi.
Etsittiin ratkaisua opintojen visualisointiin
Mercurialla oli tunnistettu selkeä tarve ja ongelma, johon lähdettiin hakemaan ratkaisua. ”Opintojen visualisointi oli selkeä ongelmakohta. Haluttiin joku vähän selkeämpi järjestelmä nykyisen ollessa hieman epäselvä väripalkkiviidakko”, Rytkönen avaa yhteistyön lähtökohtia. Ensimmäinen kohtaaminen Tuudon kanssa tapahtui ITK-konferenssissa huhtikuussa 2023. Pyörät lähtivät pyörimään ja melko pian saatiin sovittua palaveri toisen asteen oppilaitosten asiakkuusjohtaja Jasmin Junnelinin kanssa.
Tässä kohtaa alettiin miettiä, millainen kokonaisuus Tuudosta palvelisi kaikkein parhaiten Mercurian tarpeita. Vaikka opintojen visualisointi olikin ydinkulma, niin myös muut toiminnot herättivät kiinnostusta. ”Ei ehkä osattukaan siinä alussa miettiä, mitä kaikkea muuta siihen ympärille voisi rakentaa. Alettiin pohtia, että voitaisiin ottaa kerralla vähän isompi paketti, ettei jokaiseen toimintoon, kuten opiskelijakorttiin, tarvitse olla omaa järjestelmää”, Rytkönen kertoo. Mercurian Tuudoon kuuluu lukujärjestys, opiskelijakortti, uutiset ja kartat sekä lisäpalveluina uuden opiskelijan sisältö ja harkkapaikka-alusta.
Käyttöönotto maaliin syyslukukauden aikana
Projekti eteni suhteellisen nopeasti ja jo kesäkuussa saatiin tarjous hyväksyttyä. Heti kesälomien jälkeen päästiin toden teolla edistämään käyttöönottoa ja joululomaan mennessä olikin jo valmista. Sovellus julkaistiin opiskelijoille tammikuussa 2024.
Rytkösen mielestä parasta käyttöönotossa oli ehdottomasti selkeys: ”Tuudon puolelta tuli tosi selkeästi tietoa, että mitä meiltä tarvitaan missäkin vaiheessa. Ei tarvinnut pohtia, että jäädäänkö jälkeen aikataulusta, jos ei nyt edistetä meidän päässämme jotain.” Junnelin on samoilla linjoilla siitä, että koko käyttöönotto sujui äärimmäisen kivuttomasti. Projektia helpotti se, että myös Mercurian päässä suunnittelu ja roolijako onnistuivat hyvin. Koska vastuut olivat selkeät alusta asti, kaikkien ei aina tarvinnut osallistua kaikkiin palavereihin, vaan osattiin ottaa oikeat henkilöt mukaan heitä koskeviin keskusteluihin oikeissa kohdissa projektia.
Miten henkilöstö otti Tuudon vastaan?
Mercuriassa on reilu 60 työntekijää, joista suurin osa työskentelee opettamisen tai ohjauksen parissa. Uuden tietojärjestelmän käyttöönotossa on usein haasteena saada henkilöstö ymmärtämään, mistä on kyse ja sitoutumaan siihen. Tuudon tapauksessa siirtymää kuitenkin helpotti se, että Tuudo ei vaadi opettajilta juurikaan uuden opettelua.
”Tiedottamisessa keskityttiin siihen, että opiskelija on Tuudon ensisijainen käyttäjä. Opettajatkin voivat halutessaan käyttää Tuudoa esimerkiksi ruokalistojen katsomiseen, ja näin moni opettaja tekeekin,” Rytkönen kuvailee. Yleisesti ottaen Tuudo otettiin siis vastaan hyvin positiivisin mielin. Opettajat ovat olleet iloisia, että kerrankin on sellainen järjestelmä, mikä ei vaadi heiltä sen suurempaa paneutumista.
Entäs se kaikkein tärkein kohderyhmä, eli opiskelijat?
Mercuriassa tehtiin esimerkillistä työtä viestinnässä ja sovelluksen jalkauttamisessa opiskelijoiden arkeen. ”Me käytimme tosi paljon aikaa suunnittelutyöhön, että miten tästä kannattaa viestiä opiskelijoille”, Rytkönen kertoo. Koska opiskelijoita ei voida pakottaa Tuudon käyttämiseen, oli keksittävä, miten opiskelijat saadaan aidosti innostumaan Tuudosta.
Opiskelijat otettiin mukaan jo kehitysvaiheeseen, mikä loi heti kättelyssä positiivista odotuksen ilmapiiriä Mercuriaan. ”Meillä oli opiskelijapilotit, eli koottiin testiryhmä, joka pääsi kokeilemaan Tuudoa ja antamaan palautetta. Ensimmäisessä kokeilussa ilmenneitä ongelmakohtia korjattiin seuraavaan testikertaan, mikä todisti opiskelijoille sen, että heitä oikeasti kuunnellaan ja heidän palautteellaan on merkitystä”, Rytkönen kuvailee.
Kun Tuudo sitten otettiin käyttöön tammikuussa, Mercuriassa tehtiin ihan perinteistä jalkatyötä ja käytiin esittelemässä Tuudoa kaikissa ryhmissä. Lisäksi viestintää tehtiin monikanavaisesti sosiaalisen median kanavissa sekä oppilaitoksen näytöillä. Tämä työ on palkittu sillä, että Tuudo on alkanut elämään omaa elämäänsä Mercuriassa ja opiskelijat käyttävät Tuudoa erittäin ahkerasti – lähes kaikki opiskelijat ovat ottaneet Tuudon käyttöön.
”Tuudo elää täällä jo omaa elämäänsä, ja se on se paras juttu. Se kertoo siitä, että Tuudo on sovelluksena sellainen, mitä opiskelijat haluavat käyttää.”
Tuudon kehittämismyönteisyys teki vaikutuksen
Sen lisäksi, että Tuudo toi kaivattua apua opintojen visualisointiin – ja muihinkin ennalta määrittelemättömiin haasteisiin – Rytkönen on ollut erittäin vaikuttunut Tuudon kehittämismyönteisyydestä: ”Ideat on aina otettu vastaan ja mahdollisuuksia on selvitetty, vaikka kaikkea ei pystyttäisikään suorilta toteuttamaan. Joitain asioita on tosi tehokkaastikin saatu kehitettyä.”
Rytkönen myös kertoo mielellään omista kokemuksistaan muille, sillä monesti oppilaitokset kohtaavat samanlaisia arjen haasteita ja ongelmia. ”Kun Tuudo on meillä toiminut ja siitä on saatu hyötyä, on haluttu kertoa muillekin kokemuksia, mutta myös realistisesti mitä toteutuksessa on hyvä huomioida”, Rytkönen tarkentaa.
Käytännön kokemukset suoraan oppilaitosten arjesta ovat äärimmäisen tärkeitä, kun pohditaan Tuudon käyttöönottoa. ”En usko, että on järkeä yrittää puskea Tuudoa väkisin, jos oppilaitos ei koe siitä olevan aitoa hyötyä”, Junnelin korostaa.
Voisiko Tuudo auttaa teidän oppilaitostanne arjen haasteissa? Lue lisää ja varaa esittely, niin kerromme lisää Tuudon mahdollisuuksista!
Jasmin Junnelin
Asiakkuusjohtaja
Puh. 050 464 0104
Varaa palaveri tästä!
