Ei ole epätyypillistä, että opiskelijat tarvitsevat paljon erilaista tukea opintojensa aikana. Jos tukea ei saa ajoissa, opinnot voivat viivästyä tai jopa keskeytyä, mikä on suuri menetys sekä opiskelijan, oppilaitoksen kuin yhteiskunnankin näkökulmasta. Tuen tarve kasvaa vuosi vuodelta, ja siihen Annie Advisor ja Tuudo vastaavat yhdessä.
Mikä Annie Advisor on ja miten se liittyy Tuudoon?
Annie Advisor on tukibotti, joka ottaa yhteyttä opiskelijaan Tuudon kautta tilanteissa, jotka oppilaitos on itse määritellyt. Tällaisia tilanteita voivat olla mm. opintojen tietty vaihe tai muuhun herätteeseen perustuvat tukiviestit. Tuudoon on rakennettu chat, jonka kautta Annie ottaa yhteyttä ja keskustelee opiskelijan kanssa. Annie ohjaa opiskelijan lopulta sopivan tiedon tai tuen äärelle. Tukibotti on aina saatavilla Tuudossa, kellonajasta riippumatta.
Annie vähentää tutkitusti opintojen keskeytyksiä. Sen avulla oppilaitos voi myös seurata tukipyyntöjä ja kerätä dataa tuen tarpeista.
Millä perusteilla tukiviestejä voidaan lähettää?
Opintojen vaiheeseen perustuvia tukiviestejä:
- Oppilaitokseen hakeneet, hyväksytyt ja hylätyt, opiskelupaikan vastaanottaneet
- Ensimmäisen, toisen ja kolmannen lukuvuoden alku ja loppu, ilmoittautuminen niille
- Opinnäytetyön aloittaminen
- Valmistuneet, alumnit
Herätteeseen perustuvia tukiviestejä:
- Yksilöllisiä järjestelyjä tarvitsevat
- Poissaolevat
- Ensimmäisen lukukauden opinnot eivät etene
- Ilmoittautumatta jättäneet
- Läsnä olevat ilman suorituksia
- Tunnistetut keskeyttämisriskit
- Opiskeluaika päättymässä
- Opinnäytetyö ei etene
- Erotetut, eronneet
Annie-botit toimivat erilaisten ammattilaisten apureina. Tukibotille määritetään, mistä tuen aiheista botti vastaa, eikä se vastaa niiden aiheiden ulkopuolelta. Jokaiselle tuen aiheelle voidaan antaa ohjeistus erikseen. Tuen aiheen perusteella on mahdollista määritellä, luodaanko tukipyyntö ja kuinka herkästi tukipyyntö syntyy.
Botti kehitetään aina templaateista, joiden luomiseen oppilaitos saa ohjeet ja materiaalit.
Annien hyödyt
Annie tarjoaa paljon hyötyjä sitä hyödyntävälle opiskelijalle että oppilaitokselle. Annien avulla on mahdollista automatisoida palveluohjausta sekä rutiinitapausten ohjausta, se vähentää opintojen keskeytyksiä ja saa opiskelijat tietoisemmiksi tarjolla olevista palveluista. Oppilaitokset saavat myös tärkeää tietoa opintojen solmukohdista ja palveluidensa vaikuttavuudesta.
Vantaan kaupungin ja kuntaliiton kanssa toteutetun vaikuttavuusselvityksen mukaan 80 % opiskelijoista halusi jatkaa botin käyttöä pilotin jälkeen. Samassa selvityksessä havaittiin myös 25 % lasku opintojen keskeytyksissä.
Miten henkilötietoja käsitellään?
Annie tai Tuudo ei tallenna terveystietoja tai turvakiellon alaisia tietoja. Tuen tarpeet näkyvät ainoastaan niitä tarvitseville tuen tarjoajille. Annie ei tarvitse erillistä hyväksyntää, sillä tietojen käsittely perustuu koulutuksen järjestäjän lakivelvoitteeseen. Opiskelijalta kysytään kuitenkin täydet GDPR:n mukaiset oikeudet. Ennen Annien käyttöä voidaan tehdä DPIA tai FRIA –selvitys. Henkilötietojen käsittelystä laaditaan sopimus, jonka mukaan Annie toimii tietojen käsittelijänä ja koulutuksen järjestäjä rekisterin pitäjänä. Tietoja säilytetään vain EU/ETA-alueella. Viestit on myös salattu.
Miten oppilaitos saa Annien käyttöönsä?
Jos oppilaitoksessasi ei ole vielä Annieta käytössä, voimme pitää aiheesta esittelypalaverin. Se ei velvoita mihinkään. Keskustelua on mahdollista käydä myös Annien henkilöstön kanssa. Yhteistyösopimus muodostuu oppilaitoksen ja Tuudon välille, kuten muissakin Tuudon tarjoamissa lisäpalveluissa.
Yhteistyön alettua Annien henkilöstö auttaa oppilaitosta tekemään määrittelyt ja kohdennukset, joiden perusteella tukiviestejä toimitetaan.
